RPA no contexto de Agilidade e automatização de processos

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Sem dúvidas que RPA – Robotic Process Automation – é o hot topic do momento. Em um cenário de ampla e extensa discussão no mercado sobre Automatização de processos, Inteligência Artificial e a própria Robotização em si, colaboram fortemente para mirar os holofotes sobre RPA, que em teoria, ou pelo menos já presente nas ações de marketing, combina e entrega estes 3 pilares em uma única tacada. Como a maioria dos hot topics causam um certo frisson, antes mesmo que a tecnologia atinja seu ponto de maturidade e somada a velocidade das inovações e o quanto podemos investir em uma expectativa que pode ser frustrada, é importante entendermos na largada quais os benefícios podemos obter desta tecnologia e principalmente, como ele se adere ao contexto ágil já presente nas organizações.

RPA: Os desafios da automatização de processos e a importância das reais expectativas

Vamos começar esclarecendo em detalhes o que é RPA. Trata-se de um termo do mercado utilizado para definir em linhas gerais dois tipos principais de robôs desenvolvidos em software: o primeiro, bots que são executados e ajudam na força de trabalho humana com tarefas simples e repetitivas; e o segundo, bots projetados para serem independentes e executar automaticamente tarefas em segundo plano.

Efetivamente, o desafio de usar a robótica vem do mau uso do “P” ou do “Processo” em “Robotic Process Automation”. Na verdade, a maioria dos bots é projetada para automatizar somente tarefas e que está muito longe de prover o redesenho e a automatização dos processos de ponta a ponta, que é onde a real transformação de negócio acontece. Usada adequadamente, a RPA pode ser uma ferramenta muito útil em uma iniciativa de transformação estratégica, mas, se abordada incorretamente e isoladamente, ela pode somente perpetuar os problemas dos sistemas legados.

Quando RPA dá errado?

RPA dá errado quando se prometem economias significativas usando grandes quantidades de bots para tentar automatizar o máximo possível, incluindo processos operacionais cada vez mais complexos, porém, como a maioria dos bots são projetados para automatizar tarefas, eles não resolvem a necessidade de transformação para otimizar ou reprojetar processos para o mundo digital. Ou seja, eles não podem entregar uma transformação digital significativa por conta própria.

Gestores que têm grandes expectativas de retornos em implementações massivas de processos com RPA são frequentemente desapontados. Os problemas surgem quando as organizações confundem tarefas com processos e subestimam a complexidade destes processos que estão tentando automatizar ou o tempo necessário para integrar e automatizar totalmente os bots. Os resultados em geral são projetos atrasados ​​ou abandonados, sem citar o investimento perdido.

Diferente de DPA (Digital Process Automation), RPA não pode consertar processos ruins, apenas os acelera. Quando as empresas tentam usar o RPA para remediar processos frágeis, não apenas o processo não é aprimorado, mas os erros e gargalos resultantes geralmente são alterados, criando novos problemas que diminuem a transformação real e o ROI (Return on Investment). As organizações precisam mudar seu pensamento para reavaliar os processos existentes e reprojetá-los para oferecer aos clientes e colaboradores melhores experiências.

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Onde RPA tem sido bem sucedido

Integrando bots no espaço de trabalho para automatizar tarefas específicas, as organizações criam um ambiente em que o trabalho robótico e o humano se complementam, executando automaticamente tarefas repetitivas e de baixo valor e concluindo o trabalho com muito mais rapidez e precisão. Essas implementações também liberam as equipes para se concentrar em trabalhos mais complexos, diferenciados e de alto valor que são difíceis de automatizar. O ROI é ainda mais significativo quando os robôs são aproveitados como parte de uma automação mais ampla, cobrindo um cenário mais estratégico.

Adote o RPA como parte de uma estratégia mais ampla

RPA tem um lugar na transformação digital, mas em vez de dizer “precisamos de RPA”, o que devemos pensar é como os processos interconectados de nossa organização serão automatizados. A verdadeira transformação digital é maior que os bots. Primeiro, uma iniciativa mais profunda de transformação por meio de processos e que inclua RPA, requer uma abordagem mais ampla para entender todo o ecossistema e seus stakeholders, trazendo uma visão holística sobre a organização.

Uma vez que as organizações passam a enxergar um escopo mais amplo, elas podem começar a executar uma visão de como seus sistemas de automatização de processos, gerenciamento de casos, automação de e-mail, desenvolvimento de aplicativos, APIs etc., podem ser orquestrados para fornecer resultados que melhoram a experiência de seus clientes. Abordagens calcadas na filosofia Ágil, como Design Thinking e Design Sprint, conforme dito no último evento da empresa global e líder de mercado Pegasystems, são praticamente mandatórias no apoio destas iniciativas, por conseguir gerar uma visão clara e sob demanda onde cada tecnologia pode ser implementada, mas sempre dentro de uma olhar outside in projetado para atender a jornada da experiência do cliente como um todo e não somente a performance de um conjunto isolado de tarefas.

Fonte de pesquisa: Forbes, AI & Big Data